一流のセミナー

コンピュータ類を使う利点は、自分のやった仕事が全部記録として残っていることです。
週―回、リストを使って上司と打ち合わせをします。
リストの中にチェック済みにした項目があれば、別途保存します。
ちょうど取り組んでいる仕事があれば、マークを付けて目立つようにしておきます。
週の終わりには業務報告ができているというわけです」
割り込み仕事を効率的に処理する　割り込み仕事の処理は、人に委ねてしまえることも多くあります。
しかし、自分以外にできる人がいないときは、素早く処理して、優先順位の高い仕事に戻れるようにすべきです。
割り込み仕事に半日かかったとしても、残りの半日に子不ルギーを集中させなければなりません。
訪問者に対して常に扉を開いておく必要はないのです。
場合によっては、アポイントなしの訪問者は断ってもかまいません。
そのような訪問者には、次のような対応が考えられます。
アポイントなしの訪問の場合、差し迫った危機的状況があるかどうか、またはすぐに　対処すべき問題を抱えているかどうかを判断する可能であれば、別の時間帯に会う機会を設ける（「お役に立てますが、いまはどうしも手が離せません。
昼食後にお話しするということでどうでしょう」と言うことも　できる）第２章時間を管理する方法一実跳編可能ならば、対応できる人を別途紹介する（「いまは席を外すことができません。
ボ　ブがご相談に乗れるかどうか聞いてみてください。
話をして結論が出たら私に教えて　もらえますか」と言うこともできる）仕事を中断するときは、どこまでやったかメモしておくこと。
割り込み仕事が終わっ　たら、すみやかにそこに戻る　必要なときは、割り込み仕事を引き受け、フォローアップをしたうえで、邪魔が入る前の精神状態に自分を戻すよう努力しましょう。
しかし、それはいつでも簡単にできることではありません。
一刻を争う状況下で時間をレバレッジする　仕事によっては、本当に一刻を争うものがあります。
１日中、顧客に応対したり、電話に出たり、問題を解決したりと、その瞬間、瞬間に対処しなければならない職業があります。
しかし、飲食業、接客業、ヘルスケア、金融サービスといった業種であっても、時間をレバレッジして明確な目標に近づくことは可能です。
　証券アナリストのエリザベスーチョイは、１日中、株式市場を追いかけており、常時入ってくる情報、意見、アイデア、ニュースをまとめながら、同時に株式をリサーチして将来のチャンスを探り当てなければなりません。
「こまごまとした情報をいつも探し求めていると、突然いろいろなパーツがあるべき所に収まって、全体像が見えてきます。
もっとも、すべてのパーツが揃っているわけではありません。
それでも、全体像を見るに十分なパーツが揃っていれば、『わかった』と言えるわけです。
これは《モザイク理論）と呼ばれています。
仕事をする際、すべてが揃っていることはまずありません。
それでも、確信を得るのに十分なだけのパーツを手に入れようと努力するのです。
会話中に取ったメモ、目を通した資料、そうしたすべての情報がモザイクの一部を構成します。
時間を上手に使いこなすことで、より多くの第２章時間を管理する方法　実片mパーツがあるべき場所に収まるようになります」
エリザベスーチョイ　株式市場の性格を考えて、エリザベスは１週間のスケジュールをタイトにしないよう心がけています。
その代わり、時間ができたときはすぐに有効活用できるような戦略を編み出しました。
自分の担当している株式ごとに、別々のコンピューターファイルを用意したのです。
　それぞれのファイルには重要な情報と質問事項を人力し、その株式に関連した話を聞いたときには、必ず内容をメモします。
なかなか接触の機会がないアナリストや経営者との予期せぬ出会いがあったときなどは、そのわずかな時間を生かせるよう常に準備を怠りません。
　これらのファイルは、素早くアクセスできる貴重な参照用ツールとなります。
必要なときにいつでも、重要な情報や質問事項を確認することができるからです。
「そういう人たちは本当に忙しいうえに、いずれ劣らぬ重要な案件が彼らの時間を奪おうとします。
だから彼らと話すときは、十分な準備をして、質問をまとめておかなければなりません。
メモの取り方にしても、本当に上手にやらなければなりません。
ある会社の株について研究しようと決めると、私はリストを用意して、必要な情報を得るための質問を書き留めます。
そうしてインタビューを申し込んでから３、４日も経つと、たとえば金曜の午後２時とかに、やっと先方から電話がかかってきます。
素早くメモなり電子メールなりを画面上に呼び出すと、そこには自分がする予定の質問が書かれています。
会話中の内容はすべて記録します。
というのも、翌週や翌月になったら覚えてはいないでしょうから。
ある最高財務責任者（ＣＦＯ）にインタビューするとして、前回取っておいたメモを参照すれば、『この前の四半期にはこうおっしやいましたよね。
今期はいかがでしょうか』というような質問を投げかけることができるのです」
一刻を争うような状況下で、しかもプレッシャーがかかっている場合、まったく時間的余裕がないということもあるでしょう。
長期目標に取り組むことなど、もちろんできません。
エリザベスーチョイの場合、仕事を体系的にまとめ、メモをしっかり取り、自分を厳しく律することで、まとまった時間を手に入れているのです。
それによって、時間をかけた調査に取り組むことが可能となるのです。
「マーケットが低調なときは、少し時間を取って、この先２週間以内に判断を下さなければならない株の研究をします。
必要であれば立ち止まって、こんなふうに考えてみます。
　『現時点で自分はどう考えているのか。
どんな見方ができるだろうか。
十分な情報を得たうえで判断を下すためには、まだよくわかっていないことが三つあるとして、それは何だろうか。
その会社の顧客の多様化に関する情報だろうか。
バランスシートの数字だろうか。
棚卸資産の状況だろうか』　そしてファイルを開き、その三つを知りたい情報としてメモします。
そうしておけば、次回ファイルを開いたときに、すぐ続きに取りかかれるし、それまでのプロセスを思い出すことができますから」
仕事をうまく調整することで、エリザベスは自分の貴重な時間を節約できますが、同時にそれは、仕事相手となる多忙な人々の時間の節約にもなっているのです。
「電子メールは本当に便利です。
私は、質問事項や取り上げたい話題をリストアップして、企業の窓口となる部署やアナリストあてに送っておきます。
すぐに電話で連絡が取れない場合でも、私か聞きたいことについて、相手に準備する時間を与えることができます。
質問したい項目を四つ選んで簡単なメールを送り、答えをメールでもらうこともあれば、都合を聞いて訪ねていく日を決めることもあります。
　電子メールを使うと、お互い何か話題となるのか、前もって知ることができるので、第２章時間を管理する方法一実践網みなが時間を最大限に活用できますし、電話連絡が取れなくて時間を無駄にするということもなくなります」
乱雑な職場環境を整理する　多くの人にとって、散らかった職場というのは、効率的な時間活用の阻害要因となります。

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